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Come Trovare il tempo per fare formazione aziendale

Pianifica la Formazione aziendale in modo intelligente e sviluppa al meglio le conoscenze dei tuoi dipendenti

Per una piccola media azienda impiegare tempo per fare formazione aziendale può essere difficile.

È per questo che abbiamo pensato ad alcuni consigli da proporre per riuscire ad inserire la formazione all’interno della pianificazione aziendale.

I responsabili di una piccola azienda spesso, pur volendo, non riescono a fare tutto ciò che hanno in mente.
Gestire un piccolo gruppo non significa essere meno impegnati e purtroppo, spesso, alcuni fattori importanti vengono sacrificati perché ci si concentra di più sulla crescita del business e del fatturato.

La formazione interna è proprio una delle prime cose che viene trascurata!

È soprattutto la formazione del personale che viene sottovalutata mentre la formazione per i clienti è molto più curata.

Vogliamo dimostrare che la formazione aziendale è vitale per stimolare la crescita del proprio gruppo e del proprio business. È quindi necessario trovare il giusto equilibrio per fare formazione e assicurare la massima performance.

Come già detto, sappiamo che trovare il tempo la formazione è complesso, ma esistono alcuni modi per organizzare la formazione interna senza sacrificare l’operatività.

Pianificare in modo intelligente

La prima cosa da fare per pianificare la formazione è sedersi, decidere e scegliere che tipo di formazione realizzare durante tutto il corso dell’anno.

Innanzitutto, occorre prendere in considerazione la formazione obbligatoria che l’azienda o alcuni dipendenti dovranno necessariamente effettuare. Questo tipo di formazione è prioritaria perché non è possibile evitarla.
Stiamo parlando di formazione come la  sicurezza antincendio o il primo soccorso.
Occorre che questo tipo di formazione sia sempre effettuata in maniera completa e aggiornata  per evitare problemi e andare contro le norme di legge!

Una volta pianificata la Formazione obbligatoria, bisogna pensare quale tipo di formazione effettuare. Si potrebbero effettuare corsi di formazione specifici per tutta l’azienda, team building o formazione per team specifici, come un corso di gestione per tutti i membri del gruppo dirigente recentemente promossi o impiegati.

Dovrebbe rientrare fra le scelte della tipologia di formazione anche quella richiesta dal personale per un proprio sviluppo professionale.
È infatti importante considerare il proprio staff riguardo la  formazione da proporre, anche per capire il grado di coinvolgimento.

Occorre poi pensare quali sono i periodi dell’anno che vanno esclusi per fare formazione.

Per esempio i periodi di ferie come il Natale o l’estate non vanno bene per effettuare la formazione, poiché è probabile, che molte persone siano in vacanza. Nemmeno i periodi particolarmente densi di attività vanno bene.
Tieni ben in mente poi che i periodi di elevata attività possono essere diversi rispetto ai vari team. Assicurati quindi di prendere in considerazione l’intera forza lavoro quando realizzi il tuo piano.

Una volta fatto questo dovresti avere una chiara idea di quali sono i periodi dell’anno migliori per programmare la formazione.
Definita poi la formazione obbligatoria, dovresti sapere quale altro tipo di formazione erogare e quale potrai eventualmente rimandare al prossimo anno.
Naturalmente non è opportuno eccedere con la formazione perché sarebbe controproducente e finiresti per far perdere tempo al personale, quindi, pensa bene qual è il tipo di formazione necessaria da far fare nell’immediato,  quale  può essere messa in attesa e quale non sarà possibile realizzare.

Una volta che hai pianificato quanto tempo libero è effettivamente disponibile durante l’anno, potrai capire come ottimizzare i tempi per la formazione in modo da non sacrificare la produttività.
Pianificare è importantissimo. Se lo fai capirai che in realtà hai a disposizione molto tempo – a patto sempre di pianificare in modo adeguato e calcolare i tempi giusti!

Creare piani di apprendimento personalizzati

Un ottimo modo per pianificare la formazione è quello di creare un piano di formazione personalizzato per ogni area.

Questo approccio non è solo utile per pianificare cosa deve essere fatto e quando, ma è anche l’ideale per coinvolgere il  personale e far capire cosa ti aspetti da ognuno.

In più darai alle persone un’indicazione chiara di quanto tempo dovranno dedicare alla formazione durante l’anno.
Queste informazioni permetteranno a tutti di riuscire a bilanciare carichi di lavoro e formazione evitando stress.

Limitare le sessioni d’aula

Un modo davvero semplice e veloce per essere sicuro di poter inserire la formazione durante i periodi di lavoro è provare a limitare il numero di sessioni d’aula e optare per l’e-Learning.

Si sa, questa soluzione non è sempre fattibile, ma ove possibile, potrebbe essere la scelta ottimale!

Le lezioni in aula infatti comportano un impegno maggiore di tempo.
La formazione in presenza è  importante ma alcune volte il personale è poco propenso a perdere l’intera giornata.
Concentrare inoltre la formazione in un’unica giornata d’aula può essere poco produttivo e inefficace. D’altra parte però è difficile pianificare diverse sessioni d’aula.

Se effettui formazione aziendale in aula e devi coinvolgere molte persone contemporaneamente avrai in più il problema di dover incrociare diverse agende, tener conto dei periodi di vacanza di ognuno, riorganizzare le sessioni se le persone sono assenti per malattia, il che può essere molto difficile e costituire un ostacolo ancor prima di iniziare la formazione.

L’e-Learning è molto più facile da organizzare, dal momento che tutto ciò che si deve fare è impostare l’accesso ai corsi di formazione e non è necessaria alcuna pianificazione!

Questo implica che il personale avrà a disposizione una data quantità di tempo per formarsi e potrà completare parti di formazione ogni volta che lo desidera. In questo modo le persone potranno completare le lezioni poco per volta, in base al tempo a disposizione.

Inoltre le persone avranno a disposizione il materiale on line per un eventuale ripasso futuro.

Con l’e-learning le persone avranno la possibilità di rivedere lezioni e materiale più volte per migliorare l’apprendimento.

Condividere la conoscenza

La formazione non necessita sempre di lunghe sessioni.
È inoltre possibile formarsi attingendo a diverse fonti.
Se ad esempio, alcuni membri del team partecipano a fiere o conferenze, potrebbe essere una buona idea fargli tenere una lezione per condividere con il resto del team le informazioni apprese.

Potresti richiedere semplicemente di far condividere un video o del materiale distribuito all’evento o anche far preparare una breve presentazione da condividere con il team riguardo alcuni punti chiave che sono emersi.

Gli eventi come fiere e conferenze sono in genere abbastanza costosi e non è sempre possibile far partecipare tutti. Budget a parte, c’è anche il fattore tempo, non è possibile permettere che in ufficio manchino molte persone per diversi giorni. Quindi condividere ciò che si è appreso all’evento è un ottimo modo per aggiornare anche gli altri che non hanno potuto presenziare.

Rendi la Formazione aziendale social

Una buona idea per fare formazione in più, è realizzarla durante la pausa pranzo o anche dopo il lavoro.

Ovviamente, questo tipo di formazione dovrebbe essere opzionale, dal momento che non è consigliabile  forzare le persone a fare formazione durante il loro tempo libero.

Tuttavia, se questo tipo di formazione aziendale è formulata per essere più divertente e se ci si concentra di più sugli aspetti sociali, potresti stupirti nel vedere quante persone potrebbero essere propense a partecipare.

Ecco alcuni suggerimenti per lezioni più piacevoli  e social che si potrebbe decidere di realizzare:

Club del libro: organizza una riunione utilizzando ricerche o facendo leggere un libro di settore e stimola la discussione.

Incontri di apprendimento in pausa pranzo – Un’opportunità per i membri del team per riunirsi e discutere su di un argomento specifico.

Impara e insegna – Impara e insegna è una modalità in cui ogni membro del gruppo tiene una lezione su un dato argomento di sua conoscenza in modo da condividere il proprio sapere.

Ognuno può tenere una lezione, questo implica che sarà possibile apprendere molte cose diverse dagli altri  colleghi più esperti in una data materia.

Le sessioni di Petcha Ketcha – Le presentazioni di Petcha Ketcha vengono eseguite nel formato di 20 immagini o diapositive che vengono visualizzate per 20 secondi ciascuna. La presentazione deve essere impostata in modo che le diapositive cambino automaticamente dopo 20 secondi, in modo che chi presenta debba rispettare i tempi previsti. Questo metodo è ottimo per effettuare “pillole di apprendimento”;  i membri del team infatti possono effettuare presentazioni in modo molto veloce e condividere le proprie conoscenze.

La cosa importante da sottolineare è che la formazione non deve essere confusa nel tempo o essere percepita come rigida e noiosa ma può essere un’esperienza divertente e social in cui è possibile imparare e condividere la conoscenza!

Le sessioni divertenti come queste offrono alle persone l’opportunità di frequentare corsi aggiuntivi, se vogliono, in più è possibile sempre inserirsi o smettere di seguire le lezioni liberamente piuttosto che frequentare non tutte le lezioni ma solo quelle di proprio interesse.

Settembre 18, 2018


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