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Come Trovare il tempo per fare formazione aziendale

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Per una piccola impresa dedicare tempo per la formazione aziendale può essere sfidante ma abbiamo pensato ad alcuni consigli da proporre per riuscire ad inserire la formazione all’interno della pianificazione aziendale.

Quando si è a capo di una piccola azienda spesso è difficile trovare il tempo per fare tutto quello che si ha in mente. Gestire un team più piccolo non significa meno impegno; anzi,  spesso alcune cose importanti vengono tralasciate perché si è più focalizzati sulla crescita del business e del fatturato.

Una delle cose che viene principalmente dimenticata è proprio la formazione interna!

Quando si gestisce un’azienda in proprio spesso si dimentica la formazione del personale mentre si è più portati a realizzare formazione per i clienti.

Vogliamo dimostrare che la formazione aziendale è vitale per aiutare a far crescere il proprio team e il proprio business ed è necessario trovare la giusta modalità per dedicare tempo alla formazione in modo da assicurare che l’attività raggiunga la massima performance.

Come detto sappiamo che trovare il tempo può essere difficile ma abbiamo alcuni consigli per dimostrare come sia possibile far rientrare la formazione interna nella propria settimana lavorativa senza sacrificare l’operatività.

 

Pianifica in modo intelligente

La prima cosa da fare per pianificare la formazione da effettuare durante tutto l’anno è sedersi e decidere quale tipo di formazione occorre realizzare. Innanzitutto, va presa in considerazione la formazione obbligatoria che l’azienda o alcuni membri dello staff dovranno necessariamente completare. Questo tipo di formazione è prioritaria quando si effettua la pianificazione in quanto non c’è possibilità di evitarla.
Potrebbe trattarsi di formazione come la  sicurezza antincendio per l’intero ufficio o il primo soccorso. Occorre che la formazione di questo tipo sia completa e aggiornata  per evitare problemi o andare contro le norme di legge!

Bisogna pensare quale tipo di formazione sarebbe utile far seguire al team. Potrebbero essere corsi di formazione specifici per l’intera azienda, eventi di team building o formazione per team specifici, come un corso di gestione per tutti i membri del gruppo dirigente recentemente promossi o impiegati.

Dovrebbe rientrare nella formazione aziendale anche quella che i membri del personale vorrebbero completare come parte del proprio sviluppo personale, è infatti importante considerare il proprio staff riguardo la  formazione da proporre, anche per capire qual è la direzione che le persone vorrebbero seguire in base al ruolo.

Occorre poi pensare a quali sono i periodi dell’anno che vanno esclusi per fare formazione. Ad esempio i periodi di ferie come il Natale o l’estate, poiché è probabile che molte persone siano in vacanza, oppure periodi particolarmente densi di attività.
I periodi di elevata attività possono essere diversi in base ai vari team, quindi assicurati di prendere in considerazione l’intera forza lavoro quando realizzi il tuo piano.

Una volta fatto questo dovresti avere una chiara idea di quali sono i migliori periodi dell’anno per programmare la formazione. Definita poi la formazione obbligatoria, dovresti sapere quale altro tipo di formazione erogare e quale potrai eventualmente rimandare al prossimo anno.
Naturalmente non è opportuno eccedere con la formazione perché sarebbe controproducente e finiresti per far perdere tempo al personale, quindi pensa bene qual è il tipo di formazione necessaria da far fare nell’immediato,  quale  può essere messa in attesa e quale non sarà possibile realizzare.

Una volta che hai pianificato quanto tempo libero è effettivamente disponibile durante l’anno, potrai capire come ottimizzare i tempi per la formazione in modo da non sacrificare la produttività in generale o avere un impatto negativo sull’operatività del tuo team.
È facile dire semplicemente ” Siamo troppo occupati per fare anche questo”, invece è importante pianificare, questo ti dimostrerà che in realtà hai a disposizione molto tempo – a patto sempre di pianificare in modo adeguato e nei tempi giusti!

Crea piani di apprendimento personalizzati

Un ottimo modo per pianificare la formazione è quello di creare un piano di formazione personalizzato per ogni area. Questo approccio non è solo utile per pianificare cosa deve essere fatto e quando, ma è anche l’ideale per coinvolgere il  personale e far capire cosa ti aspetti da ognuno. In più darai alle persone un’indicazione chiara di quanto tempo dovranno dedicare alla formazione durante l’anno. Queste informazioni permetteranno al personale di riuscire a bilanciare i carichi di lavoro e la formazione evitando sovraccarichi.

Limita le sessioni d’aula

Un modo davvero semplice e veloce per essere sicuro di poter inserire la formazione interna durante i periodi di lavoro è provare a limitare il numero di sessioni d’aula e optare per l’e-Learning.
E’ noto che questa soluzione non è sempre fattibile, dipende dal tipo di formazione, ma ove possibile, potrebbe essere la scelta ottimale!

Le lezioni in aula di solito comportano un impegno maggiore di tempo.
La formazione aziendale è sicuramente proficua ma spesso il personale può vederla come un’interruzione del proprio lavoro e quindi perdere mezza giornata o l’intera giornata non sarebbe l’ideale.
Concentrare la formazione in poche sessioni o in un’unica giornata può essere anche poco produttivo e inefficace per alcune persone. In più le sessioni d’aula possono essere difficili da pianificare.

Se coinvolgi nella formazione molte persone contemporaneamente avrai il problema di dovrai incrociare molte agende, tener conto dei periodi di vacanza di ognuno, riorganizzare le sessioni se le persone sono assenti per malattia, il che può essere molto difficile e costituire un ostacolo ancor prima di iniziare la formazione.

L’e-Learning è molto più facile da organizzare, dal momento che tutto ciò che si deve fare è impostare l’accesso ai corsi di formazione – non è necessaria alcuna pianificazione!

Questo implica che il personale avrà a disposizione una data quantità di tempo per formarsi e potrà completare parti di formazione ogni volta che lo desidera. In questo modo sarà possibile completare piccole parti di lezione per volta e completare le parti più lunghe quando si ha più di tempo a disposizione.
In più le persone avranno a disposizione il materiale on line per un eventuale ripasso futuro.

Con l’e-learning le persone avranno la possibilità di rivedere lezioni e materiale più volte per migliorare l’apprendimento.

Condividi la conoscenza

La formazione d’altra parte non necessita sempre di lunghe sessioni, è possibile formarsi attraverso diverse fonti. Se alcuni membri del team partecipano ad esempio a fiere o conferenze, potrebbe essere una buona idea fargli tenere una lezione per condividere le informazioni apprese con il resto del team.

Potresti far fare anche qualcosa di semplice come condividere un video o del materiale distribuito all’evento o anche far preparare una breve presentazione da condividere con il team riguardo alcuni punti chiave che sono emersi.

Gli eventi come fiere e conferenze sono in genere abbastanza costosi e non è sempre possibile far partecipare tutti. Budget a parte, c’è anche il fattore tempo, non è possibile permettere che in ufficio manchino molte persone per diversi giorni. Quindi condividere ciò che si è appreso all’evento è un ottimo modo per aggiornare anche gli altri che non hanno potuto presenziare.

Rendila social

Una buona idea per fare formazione in più, è realizzarla durante la pausa pranzo o anche dopo il lavoro. Ovviamente, questo tipo di formazione dovrebbe essere opzionale, dal momento che non è consigliabile  forzare le persone a fare formazione durante il loro tempo libero. Tuttavia, se si rende questo tipo di formazione più divertente e ci si concentra sugli aspetti sociali, potresti stupirti nel vedere quante persone potrebbero partecipare.

Ecco alcuni suggerimenti per lezioni più piacevoli  e social che si potrebbe decidere di realizzare:

Club del libro: organizza una riunione utilizzando ricerche o facendo leggere un libro di settore e stimola la discussione.

Incontri di apprendimento in pausa pranzo – Un’opportunità per i membri del team per riunirsi e discutere su di un argomento specifico.

Impara e insegna – Impara e insegna è una modalità in cui ogni membro del gruppo tiene una lezione su un dato argomento di sua conoscenza in modo da condividere il proprio sapere.

Ognuno può tenere una lezione, questo implica che sarà possibile apprendere molte cose diverse dagli altri  colleghi più esperti in una data materia.

Le sessioni di Petcha Ketcha – Le presentazioni di Petcha Ketcha vengono eseguite nel formato di 20 immagini o diapositive che vengono visualizzate per 20 secondi ciascuna. La presentazione deve essere impostata in modo che le diapositive cambino automaticamente dopo 20 secondi, in modo che chi presenta debba rispettare i tempi previsti. Questo metodo è ottimo per effettuare “pillole di apprendimento”;  i membri del team infatti possono effettuare presentazioni in modo molto veloce e condividere le proprie conoscenze.

La cosa importante da sottolineare è che la formazione non deve essere confusa nel tempo o essere percepita come rigida e noiosa ma può essere un’esperienza divertente e social in cui è possibile imparare e condividere la conoscenza!

Le sessioni divertenti come queste offrono alle persone l’opportunità di frequentare corsi aggiuntivi, se vogliono, in più è possibile sempre inserirsi o smettere di seguire le lezioni liberamente piuttosto che frequentare non tutte le lezioni ma solo quelle di proprio interesse.

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