Le fondamenta del team: comunicare efficacemente per una Collaborazione Efficiente

Comunicare efficacemente è il fattore chiave di ogni team di successo.

La radice greca iniziale si è poi direzionata nella parola nel latino cum, che componeva l’aggettivo communis e, nel tardo latino, le parole communitas, communicare, communicatio. 

L’aggettivo communis significava propriamente «che compie il suo incarico (munus) insieme con (cum) altri, ricevendone benefici».

Per cui, possiamo affermare che “comunicare” significa letteralmente trasferire un messaggio chiaro e ben compreso, al fine di ottenere un risultato.

In questo articolo, esploriamo come i manager possono trasformare la comunicazione all’interno del team attraverso due strumenti pratici finalizzati al miglioramento e del clima e della performance.

Quali sono i vantaggi principali che derivano dall’applicare questo tipo di comunicazione e relative competenze interconnesse (quali ascolto attivo ed empatia)?

Vediamoli insieme:

-Chiarezza di Obiettivi: Una comunicazione chiara garantisce che ogni membro del team comprenda gli obiettivi comuni.

-Clima Positivo: Una comunicazione aperta e rispettosa crea un ambiente di lavoro positivo.

-Risoluzione Rapida dei Problemi: Una comunicazione diretta facilita la soluzione rapida di eventuali ostacoli.

Autori Chiave sulla Comunicazione Efficace

Per offrire maggiori spunti di riflessione come è nostra abitudine fare, e nostro scopo, vi indichiamo una serie di autori che hanno dato un contributo importante al tema dell’efficacia comunicativa e, soprattutto, esempi e strumenti funzionali alla sua applicazione:

-Patrick Lencioni: Lencioni sostiene che la mancanza di fiducia è la principale barriera alla comunicazione efficace. Promuovere un ambiente di fiducia favorisce la comunicazione aperta.

-Kim Scott: La sua metodologia “Radical Candor” incoraggia una comunicazione onesta e diretta, creando relazioni più forti e trasparenti.

-Stephen Covey: La comunicazione efficace inizia con la comprensione. Covey ci insegna a “cercare di capire prima di essere capiti”, elemento chiave per una comunicazione di successo.

–Albert Mehrabian: Studi di Mehrabian sottolineano l’importanza delle espressioni facciali e del tono di voce nella comunicazione, elementi essenziali per trasmettere emozioni e intenzioni.Paul Watzlawick: L’autore di “Il linguaggio del cambiamento” fornisce approfondimenti sulla comunicazione terapeutica, sottolineando l’importanza di un linguaggio efficace nella gestione del cambiamento.

Il fondamento della collaborazione sinergica

La comunicazione efficace è il fondamento della sinergia, del clima positivo e soprattutto dell’efficacia in un gruppo di lavoro.

Per questo condividiamo due strumenti semplici che applicano appieno le regole della comunicazione efficace ed implementano strategie pratiche finalizzate alla maggior chiarezza e trasparenza.

FEEDBACK 

Il primo strumento che condividiamo è il feedback, un processo di comunicazione in cui si forniscono restituzioni e osservazioni oggettive, con lo scopo di generare miglioramento delle performance o del comportamento di un individuo o di un gruppo. 

To feed infatti significa nutrire: restituendo comunicativamente un dato comportamento o fatto oggettivo accaduto si offre la possibilità di stimolare chi lo riceve ad auto-osservare l’evento in termini costruttivi e migliorativi.
È un elemento essenziale per la crescita e lo sviluppo del team.

Caratteristiche del Feedback:

-Specifico e Obiettivo: Deve essere chiaro e concentrarsi su comportamenti specifici e fatti reali, evitando giudizi generali ed opinioni soggettive.

-Tempo Adeguato: Fornito tempestivamente per essere utile ed efficace.

-Costruttivo: Deve mirare al miglioramento e alla crescita, piuttosto che punire.

PANINO COMUNICATIVO 

Il “panino comunicativo” o “sandwich” è una tecnica più complessa che comprende anche il feedback e che prevede di inserire un commento critico o correttivo tra due commenti positivi.
Questa struttura a strati, positivo-critico-positivo, serve a rendere più digeribile e ben accetto il feedback.

Per cui, si differisce dal semplice feedback, proprio nella struttura poiché esso si trova al “centro” della comunicazione.

Inoltre si utilizza in situazioni di contrasto, conflitto o errore specifico.

Caratteristiche del “Panino Comunicativo”:

• 1. Introduzione positiva: La prima parte della struttura che precede il feedback prevede una introduzione con un commento positivo, riconoscendo le buone azioni o risultati.
• 2. Feedback Critico: Inserisce in modo equilibrato il feedback critico o correttivo, focalizzandosi sul miglioramento.
• 3. Conclusione prospettica: Termina la condivisione con un altro commento positivo, proiettato sul futuro e sull’utilizzo del precedente feedback come stimolo alla propria crescita, mantenendo un tono costruttivo e motivante.

Esempio di Feedback con Struttura del “Panino Comunicativo”:

Immaginiamo di fornire feedback a un membro del team, Marco, riguardo al suo coinvolgimento durante una riunione di progetto:

• Inizio Positivo:

• • • “Marco, ho notato che sei stato molto attento durante la riunione di progetto. Hai sollevato alcune idee innovative e hai dimostrato un ottimo livello di preparazione.”

• Feedback Critico o Correttivo:

• • • “Ho notato che in alcune fasi hai esitato prima di condividere le tue opinioni, rimanendo in disparte ed evitando di comunicare. Potrebbe essere utile se lavorassimo insieme per superare eventuali barriere e garantire che le tue preziose idee vengano sempre condivise.”

• Conclusione Positiva:

• • “Nonostante questo, apprezzo il tuo impegno nel contribuire al progetto e credo che, affrontando insieme questo aspetto, possiamo potenziare ulteriormente il nostro lavoro di squadra. Grazie per il tuo contributo prezioso.”

In questo esempio, la struttura del “panino comunicativo” è evidente: inizia con un riconoscimento positivo delle qualità di Marco, segue con il feedback critico centrato sull’opportunità di miglioramento, e conclude con un ulteriore rafforzamento positivo, sottolineando l’importanza del suo contributo al team. Questo approccio bilanciato cerca di motivare e guidare Marco verso il miglioramento senza creare una percezione negativa.

NUTRIRCI PARLANDO

Mettere in comune messaggi chiari e circolari, facilita una maggiore sinergia nel team e soprattutto favorisce la trasparenza.

Le parole contano e conta il “come” esse vengono trasferite e percepite.

Prestare attenzione e cura nutre tutti, fa crescere tutti e l’azienda migliora.