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Digital Transformation e Human Resources

Il cambiamento digitale è già in atto e le risorse umane hanno un ruolo chiave

In questo periodo aziende, lavoratori ma anche studenti stanno affrontando notevoli cambiamenti. Il lavoro a distanza, l’e-learning e l’uso delle tecnologie da remoto implicano una modifica nel nostro approccio e modo di lavorare, una nuova mentalità orientata alla Digital Transformation. Ma di cosa si tratta?

Cosa è la Digital Transformation

La Digital Transformation (o trasformazione digitale) è un insieme di cambiamenti prevalentemente tecnologici, culturali, organizzativi e manageriali, associati alle applicazioni della tecnologia digitale, in tutti gli aspetti della società umana.[def.Wikipedia ]

Applicando quanto detto alle aziende, è chiaro che la Digital Transformation rappresenti un cambiamento notevole e non facile da attuare. Ecco perché, sebbene si parli di “trasformazione digitale” già dal 2000, molte aziende, soprattutto di piccole e medie dimensioni, non riescono ad implementarla.

Obiettivi della Digital Transformation

Con la Digital Transformation è possibile semplificare i processi, ottimizzare tempi e risorse, ma soprattutto avviare il miglioramento continuo dell’azienda attraverso nuova una mentalità agile e data driven e con il supporto delle nuove tecnologie. Con questo processo si punta a creare un ciclo virtuoso attraverso step di sperimentazione, correzione e innovazione. Questo significa che è sempre possibile individuare nuove aree di miglioramento procedendo per step e priorità in una successione continua.

Quali benefici?

I benefici della Digital Transformation sono molteplici. Secondo uno studio di Boston Consulting Group (BCG) condotto su 200 aziende internazionali, i professionisti del marketing che hanno adottato strategie basate sui dati e acquisito una nuova mentalità agile ottengono un rapporto costi/benefici di 1,4 volte maggiore e un impatto sul fatturato di 2,5 volte superiore. Tale aspetto è solo una parte di ciò che la Digital Transformation può comportare. Il suo potenziale valore è evidente perché, una volta raggiunto un traguardo, si aprono nuove opportunità di crescita.

Ma quali ostacoli?

La Digital Transformation ancora oggi è molto complicata da attuare soprattutto per il cambiamento culturale e di mentalità di cui necessita. Molte aziende infatti, non riescono ancora a modificare i propri modelli di business e adottare il nuovo mindset. Temono nello sperimentare nuove modalità di lavoro agile o nell’adottare nuove regole per relazionarsi con i clienti. Le principali motivazioni che ostacolano l’avvio e l’adozione della Digital Transformation sono la paura di lasciare la propria zona di comfort, di perdere il controllo diretto sui dipendenti, la mancanza di digital skill interne e il timore di non riuscire ad acquisirle.

Quale figura può essere alla guida della Digital Transformation ?

Quando un’azienda deve cambiare sono in primis i vertici aziendali a dover sostenere questa azione. Ecco perché, il cambiamento originato dalla Digital Transformation vede coinvolto per primo il Chief Executive Officer seguono altre figure di punta fra cui il Chief People Officer, il Chief Information Officer e il Chief Digital Officer.  A partire dai vertici aziendali dovranno poi essere coinvolte tutte le figure di riferimento fino ad arrivare alle basi d’azienda in modo che il nuovo atteggiamento si integri completamente nella nuova cultura aziendale. Sia condiviso e accettato.

Quali funzioni e cambiamenti nell’HR

Diverse ricerche effettuate hanno evidenziato che la funzione impattata per prima dalla Digital Transformation è quella delle Human Resources (HR). Invece,  marketing e comunicazione sono le aree dove si ravvisa il maggiore cambiamento. Seguono poi il cambiamento le vendite, l’information technology, le operations, la logistica e infine la ricerca e sviluppo.
La nuova logica digital orientata al cambiamento e all’innovazione continua, implica che siano quindi le risorse umane a dover diventare per prime “agile” per poi rendere agile anche gli altri. Questo approccio è fondamentale per adattarsi e gestire il cambiamento, per organizzare meglio il tempo e le risorse all’interno dei team.

Agile is the new way

Il metodo agile è ritenuto il migliore anche per coordinare le persone e gestire i processi aziendali, per la qualità degli output finali in termini di efficacia del prodotto sul mercato, e in generale per la capacità di innovare. In questo caso, anche negli ultimi giorni di emergenza dovuti al Covid19, ci si è resi conto dell’utilità e dell’importanza dell’approccio agile in termini di smart working e gestione dei team anche da remoto.

Perché le Risorse umane devono essere digital leader

Le risorse umane (HR) sono strategiche per guidare e gestire il cambiamento perché hanno una visione d’insieme dell’azienda e delle sue necessità. Riescono quindi ad avere un punto di vista unico per riuscire a cogliere le opportunità che la Digital Transformation può aprire. Tuttavia, per guidare il cambiamento, le risorse umane devono saper interfacciarsi con diverse funzioni aziendali in modo nuovo. Pertanto, chi opera in tale ambito deve acquisire skills trasversali mutuate da altre discipline afferenti al mondo digital, quali ad esempio il digital marketing, la data analysis, la user experience (UX).

Il cambiamento culturale

Come evidenziato, Digital Transformation è anche People Transformation, ovvero è un cambiamento profondo nelle persone, nel proprio modo di lavorare, di vivere l’azienda e i luoghi di lavoro.
Lo smart-working è proprio emblematico di come le piattaforme digitali permettano ai dipendenti anche di lavorare da casa, a distanza in totale trasparenza e con efficacia.
Nuove modalità di lavoro implicano un ripensamento dei processi e un’attenzione al clima interno e al coinvolgimento delle persone. Tale processo comporta un cambiamento significativo ed evidente nel ruolo delle risorse umane. Questo nuovo approccio implica una necessaria contaminazione delle competenze dell’HR ma anche un cambio di prospettiva da parte degli altri livelli e aree aziendali.

I cambiamenti dell’HR

Con la Digital Transformation, una serie di attività ad oggi svolte dagli addetti delle risorse umane diventeranno obsolete, si parla soprattutto delle mansioni più operative e quindi facilmente sostituibili da sistemi automatizzati, come la rilevazione presenze, lo screening dei Cv, le pratiche amministrative base, la compilazione della job description, i mansionari e la gestione delle note spese. Invece si assisterà ad un approfondimento delle attività in cui il fattore umano e il know-how hanno maggior rilievo come le relazioni industriali, la costruzione di percorsi di carriera, il talent management e la valutazione del talento.

Il ruolo dell’HR nel cambiamento

Il nuovo ruolo delle Risorse Umane imposto dalla Digital Trasformation implica che siano quest’ultime a dedicarsi alla digitalizzazione dei processi e all’introduzione di nuovi servizi per il personale orientati alla social collaboration e al metodo agile. Compiti prioritari di chi opera nelle risorse umane saranno quindi legati al cambio culturale, alla modalità per creare altri digital leader, introdurre la cultura della sperimentazione e del continuous improvement, orientare al data driven mindset e all’agile approach.

Il cambiamento del recruiting

Anche il processo di recruiting sarà affetto da cambiamenti radicali dovuti soprattutto alla Digital Transformation. È già da tempo infatti che tale attività è cambiata con l’uso sempre più massiccio dei social. Tuttavia, nuovi cambiamenti ci attendono soprattutto grazie all’applicazione dell’intelligenza artificiale, machine learning e all’introduzione di logiche tipiche della gamification.

Il processo di HR transformation

La Digital Transformation è tuttavia un processo efficace se non si limita solo alla risoluzione delle problematiche tipiche delle risorse umane, ma riesce a venire incontro alle esigenze di tutti i dipendenti. Sono questi ultimi infatti, ad essere i veri destinatari di questa trasformazione. Come tutti i processi che implicano un cambiamento occorre procedere per step, pertanto, un obiettivo semplice potrebbe essere quello di permettere ai dipendenti di iscriversi in autonomia ai corsi aziendali o di scegliere i giorni in cui lavorare da casa. Mentre uno avanzato, potrebbe essere quello di rendere possibili piani sistematici di smart-working, e-learning e di selezione dei candidati attraverso valutazioni data-driven che coinvolgano più aree aziendali.

L’implementazione della strategia digitale

Per avviare un processo di digitalizzazione delle HR che sia efficace occorre definire una strategia adeguata e un corrispondente piano d’azione. È altresì necessario identificare le figure chiave utili a seguire le diverse fasi del progetto di digitalizzazione.
Per definire la strategia è opportuno stabilire obiettivi semplici, all’inizio ad esempio è possibile coinvolgere alcune aree come il recruiting o la formazione e allargare successivamente il tiro. Gli obiettivi vanno identificati e ordinati per importanza, è quindi fondamentale stabilire le risorse necessarie per poterli raggiungere, le tempistiche e il loro impatto sui processi.
Lo step immediatamente successivo è l’acquisto di una piattaforma digitale corrispondente alle esigenze aziendali. In questo caso è fondamentale la collaborazione fra area HR e area informatica. Altre aree di importanza strategica per permettere la condivisione del nuovo mindset e il pieno coinvolgimento sono sempre l’area marketing e la comunicazione.

I principali benefici attesi dalla digitalizzazione delle HR

Con la Digital Transformation sarà possibile, grazie all’uso di una piattaforma, interagire e collaborare anche da remoto. In più potranno essere studiati i mezzi online più adatti per favorire l’organizzazione del lavoro come ad esempio chat online, e-mail o spazi virtuali condivisi e integrati.
L’HR avrà la possibilità di raccogliere dati, nel rispetto delle normative in vigore, in merito alle attività svolte dai singoli sulle loro capacità di lavorare in team, su skills ancora non valorizzate o in merito ad eventuali problematiche sul lavoro e nelle relazioni tra colleghi. Sarà infine possibile pianificare e raggiungere un maggior equilibrio retributivo grazie alla moltitudine di dati raccolti.
Altre informazioni utili grazie alla piattaforma digitale saranno quelle relative al processo di talent Analytics o gestione dei Talenti. Sarà infatti più agevole per dipendenti e nuovi assunti accedere alle informazioni su nuove opportunità all’interno dell’azienda o nelle sue sedi anche internazionali, sugli step previsti per la formazione dei dipendenti.

I software per la gestione delle Risorse umane (HRM)

L’individuazione della piattaforma HR da implementare costituisce uno step fondamentale di questo complesso e delicato processo, che deve essere preceduto, accompagnato e seguito da un’attenta attività di pianificazione, formazione e analisi.
Se prima le soluzioni HRM all-in-one erano preferite, oggi sono sempre di più le aziende che decidono di implementare soluzioni specialistiche (ad esempio In-recruiting per quanto riguarda il recruitment) o soluzioni personalizzate che integrino tra loro più software grazie alle API. In questo modo è possibile trasferire dati da un software HR all’altro in modo fluido. Inoltre, le soluzioni selezionate sono in Cloud. Questo per evidenti vantaggi economici e tecnologici: nessun costo di licenza, installazione, manutenzione e backup, possibilità di aggiornamenti e upgrade continui e gratuiti, utilizzo continuo ovunque ci si trovi.

Nuovi processi per la gestione delle competenze

Le attuali piattaforme di Human Capital Management, o HCM, non dispongono ancora di molte funzionalità che saranno necessarie per la Digital Transformation, soprattutto in relazione alla possibilità di effettuare analisi dei dati e favorire la collaborazione fra team. I nuovi tool dovranno essere in grado di misurare in tempo reale il coinvolgimento, di gestire in automatico le richieste di feedback ai dipendenti e svolgere anche attività di analisi del sentiment e della rete organizzativa o Organizational Network Analysis (ONA).
Tali piattaforme non esauriscono la propria funzione solo con il dare la possibilità di lavorare a distanza, ma permettono di semplificare anche gli aspetti legali del lavoro a distanza, della sicurezza del lavoratore nel suo “ufficio a casa” e tanto altro ancora.

Questo è solo uno dei tanti esempi degli straordinari cambiamenti che il digitale sta introducendo.

Strumenti di feedback sono già disponibili su alcune piattaforme ERP e su sistemi di talent management. Il loro utilizzo rende disponibili per l’azienda una serie di valutazioni che comportano un alto valore aggiunto. Tuttavia, stanno comparendo sul mercato nuovi software in cloud incentrati anche sula gestione dei gruppi e sicuramente il trend sarà in aumento.
Gli analisti infatti, prevedono che gli investimenti in queste tecnologie aumenteranno notevolmente nei prossimi anni. Si parla già di “experience platform” o piattaforme di apprendimento di nuova generazione. Si tratta cioè di piattaforme virtuali per la formazione che consentono ai dipendenti di pubblicare e condividere contenuti formativi, oltre che di scegliere fra i corsi proposti.

Skill necessarie

Le aziende per diventare digital necessitano di arricchire le proprie competenze interne o di acquisirne di nuove. Team con mix di competenze, approccio agile e governance dell’innovazione sono sicuramente elementi fondamentali per la Digital Transformation .

Le nuove figure digitali vengono ricercate soprattutto nelle università e tra i laureati, Molte aziende hanno già cominciato a capire l’importanza dell’approccio agile e data driven. Sono infatti molto richieste le figure del data analyst, data scientist e business data analyst. Importanza strategica hanno acquisito anche le figure specializzate nel digital marketing e comunicazione digitale. Altre figure nuove che cominceranno ad essere sempre più richieste sono quelle del digital innovation officer, dell’agile specialist o scrum master, del Digital HR.

Hard skill

Le hard skills ormai fondamentali riguardano le aree di analisi, del social media management, del digital engagement e community management, del design thinking, del content marketing, oltre che dell’e-commerce, sul machine learning e dalla data visualization.

Soft skill

Ovviamente con un approccio agile non può mancare un orientamento di tipo human centered. Vengono poi l’emotional intelligence e il team working. Il Pensiero critico e il problem solving, rimanendo sostanzialmente stabili. Ma anche la leadership e la comunicazione rimangono fondamentali.

Come arricchire le competenze interne

Open innovation e mix tra contenuti ispirazionali, experience diretta e workshop applicativi sono le metodologie formative considerate più utili per migliorare cultura e competenze digitali all’interno delle aziende. Anche il coinvolgimento e l’interazione con startup e università e l’organizzazione di hackathon risultano essere mezzi utili anche per aggiornare le competenze delle piccole e medie realtà.

Quando si pensa al futuro prossimo, si immagina che le aziende saranno rivoluzionate da un nuovo tipo di mentalità. Ma come stiamo assistendo oggi, un cambiamento fondamentale è già in atto.

Nuovi modi di lavorare e di gestire personale e inter-funzionalità fra team, nuove modalità per scambiare informazioni, fluidificare i processi e rendere fruibili i dati essenziali sono già possibili e utilizzati. Tutto ciò porta ad una nuova esperienza in cui non è più il tempo a dettare l’efficienza del lavoratore ma è l’approccio agile a determinare la qualità, l’efficacia e le migliori performances. Un nuovo tipo di lavoro dilatato, adattato alle esigenze del lavoratore ma probabilmente caratterizzato da maggiore qualità. Ecco ciò che ci attende.

Marzo 16, 2020


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